Ogni richiesta di informazioni diventa un colloquio in agenda, senza che nessuno debba rincorrerla.
Sofia è l’assistente che prende in carico i contatti che arrivano dalle campagne: scrive su WhatsApp entro un paio di minuti, chiama, capisce cosa la persona vuole ottenere e fissa il colloquio con la consulente Sofia Minelli. Questa pagina serve a due cose: farvela provare davvero e chiudere i punti ancora aperti.
ScriveSu WhatsApp entro uno o due minuti dalla richiesta
ChiamaSubito, poi dopo un’ora, poi il giorno dopo in altra fascia
FissaIl colloquio con la consulente Sofia Minelli
Cliente
Università Popolare di Milano
Servizi
Assistente al telefono + assistente su WhatsApp
Documento
Pre-consegna · aggiornato il 16 settembre 2026
01
Cosa succede quando arriva un lead
Una persona lascia i suoi dati sulla pagina della campagna. Da quel momento in poi non c’è più un tempo morto: parte il messaggio su WhatsApp, parte la telefonata, e se la persona è interessata il colloquio con la consulente finisce in agenda. Quello che arriva a voi è un appuntamento già fissato, non un elenco di numeri da richiamare.
Lo stesso nome, Sofia, su due canali: il messaggio e la telefonata fanno lo stesso lavoro e si passano la palla. Chi risponde su WhatsApp e chi risponde al telefono trova la stessa assistente, con le stesse risposte.
I tempi, quelli che avete indicato voi
Il messaggio WhatsApp parte per primo, entro uno o due minuti dalla richiesta. È il primo contatto: la telefonata arriva su una persona che sa già chi la sta chiamando.
La prima chiamata parte subito dopo. Se non risponde, si riprova dopo un’ora; se non risponde ancora, il giorno successivo in un’altra fascia oraria.
Le chiamate restano dentro la finestra 8:30–20:00, tutti i giorni della settimana. Fuori da quella fascia il sistema non chiama, nemmeno per i recuperi.
Dopo il terzo tentativo si ferma. Il contatto resta segnalato come “mai raggiunto” perché il commerciale lo richiami a mano: l’assistente non insiste oltre.
Le due domande, e poi si passa alla consulente
Sofia chiede due cose sole: quale titolo la persona vuole ottenere (diploma, laurea o qualifica professionale) e se se lo immagina tutto online oppure con obbligo di frequenza. Bastano a preparare il colloquio. Tutto il resto — requisiti, crediti, percorso, tempi, costi — è materia della consulente, e Sofia non ci entra nemmeno di striscio.
Cosa fa
Apre la conversazione, verifica di parlare con la persona giusta, raccoglie le due informazioni di indirizzo, propone il colloquio con la consulente, sceglie con l’interlocutore giorno e ora, rilegge nome, numero ed email per essere sicura che siano corretti e chiude fissando l’appuntamento.
Cosa non fa
Non parla di costi in nessuna forma, non valuta requisiti, non riconosce crediti, non promette tempi di laurea né il superamento degli esami, non fa orientamento. E non è lei a tenere il colloquio: quello è della consulente.
Cosa resta di ogni contatto
Di ogni chiamata e di ogni conversazione restano scritti:
Il titolo che la persona vuole ottenere e la modalità che preferisce.
Giorno e ora del colloquio, quando è stato fissato.
L’esito in chiaro: appuntamento fissato, da richiamare, ha chiesto solo materiale, non interessato, non aveva richiesto lei le informazioni.
Il riepilogo della conversazione e la trascrizione integrale, per rileggere cosa è stato detto davvero.
Chi viene avvisato, e quando
La notifica parte sui lead caldi, cioè quelli che hanno fissato il colloquio. I destinatari sono i quattro che ci avete indicato: Bernardo Rizzi, Sofia Minelli, Carla e, per conoscenza, Maurizio Polidori. I canali previsti sono tre: email, messaggio WhatsApp interno e notifica dentro il CRM. Ogni lead genera una notifica sola: il sistema è costruito perché una seconda chiamata sullo stesso contatto non faccia ripartire l’avviso.
Oggi il sistema è in collaudo, non in produzione. La conversazione — al telefono e in chat — è quella definitiva e la potete provare adesso. Quello che non è ancora collegato è il contorno: la scrittura dell’appuntamento in agenda, il canale WhatsApp ufficiale e l’invio delle notifiche. Il dettaglio, voce per voce, è in Stato della delivery.
02
Scrivete a Sofia su chat
Qui sotto c’è l’assistente vera, la stessa che risponderà su WhatsApp. Scrivetele come farebbe un vostro contatto: chiedete se si può fare tutto online, quanto costa, se si può iniziare subito, provate a farvi fissare un colloquio, oppure fatele una domanda a cui non deve saper rispondere. Risponde in tempo reale.
Questa è la conversazione, non ancora il canale. Il numero WhatsApp ufficiale non esiste ancora: la finestra qui sopra parla con la stessa assistente che ci girerà sopra, ma passando dal web. Per la stessa ragione, se le chiedete di fissare un colloquio ve lo conferma a parole ma non lo scrive in agenda: la connessione al calendario è in attivazione.
03
Fatevi chiamare da Sofia
Lasciate nome, cognome e un numero di cellulare: Sofia vi chiama entro circa un minuto. Rispondete come risponderebbe una persona che ha appena lasciato i dati sulla campagna — fatevi fissare il colloquio, oppure insistete sul prezzo, dite che non avete chiesto niente, chiedetele se è un robot — e segnalateci tutto quello che non vi convince.
Cosa aspettarsi dalla telefonata
Si presenta come assistente virtuale nella prima frase e vi chiede se parla con la persona giusta. Non lo nasconde e non lo negherà mai.
Chiede il permesso prima di andare avanti. «È un brutto momento?» è una domanda vera: se dite di sì, chiude e lascia perdere.
Fa una domanda per volta e aspetta. Non accavalla due richieste nello stesso turno e non vi interrompe, nemmeno se vi fermate a pensare.
Se chiedete il prezzo, non ve lo dice. Nemmeno un ordine di grandezza, nemmeno se insistete: risponde sempre nello stesso modo e riprende da dove era rimasta.
Se dite di non aver chiesto niente, verifica una volta con gentilezza e poi si scusa e chiude. Non prova a recuperarvi.
Prima di fissare rilegge i vostri dati — nome, numero, email — e aspetta la vostra conferma su ciascuno.
Chiude riepilogando giorno e ora del colloquio, saluta e riaggancia da sola, senza restare in linea.
Durante la prova l’appuntamento non finisce in agenda. Sofia vi propone giorno e ora, ve li conferma e ve li riepiloga esattamente come farà dal vivo, ma l’evento non viene scritto da nessuna parte: il collegamento al calendario si accende quando avremo l’agenda della consulente. Quello che state collaudando adesso è la conversazione.
Le prove non toccano nessun contatto vero. Chi fa una prova da questa pagina viene trattato come un contatto di collaudo, separato dai lead reali: non entra nelle liste, non fa scattare notifiche allo staff e non compare nei numeri della campagna.
04
Come si comporta Sofia
Le regole qui sotto sono scritte dentro l’assistente e valgono sul concetto, non sulla singola frase: dire la stessa cosa con parole diverse resta una violazione. Sono le stesse al telefono e in chat.
I divieti
Nessun prezzo, in nessuna forma. Nessuna cifra, nessun intervallo, nessuna rata, nessun «si parte da», nessun confronto economico con altre scuole. Se è l’interlocutore a dire una cifra, Sofia non la conferma e non la smentisce.
Nessuna garanzia di risultato. Non promette il superamento degli esami, non promette tempi di laurea, non promette il riconoscimento di crediti.
Nessuna valutazione di requisiti e nessun orientamento. Sono il contenuto del colloquio: l’assistente porta la persona lì e si ferma.
Nessuna insistenza. Dopo un secondo rifiuto chiude con cortesia, senza ultimo tentativo.
Nessuna negazione di essere un’assistente virtuale a chi lo chiede. Lo dichiara e, se chi è dall’altra parte preferisce una persona, è esattamente quello che le sta proponendo.
Niente di inventato. Su ciò che non sa non improvvisa un dettaglio verosimile: dice che se ne parla nel colloquio. Su un settore come questo, un dato inventato è il tipo di errore che costa la fiducia.
Le risposte che avete approvato
Quanto costaIl costo varia a seconda del servizio ed è una cosa che si vede direttamente con la consulente, che prepara il percorso su misura.
È tutto online?Con Ecampus sì: si studia e si danno gli esami online, con un tutor personale. Per le facoltà con obbligo di frequenza c’è la formula intensiva, dieci giorni al mese.
Quando posso iscrivermiAnche subito, se ci sono i requisiti: è una delle cose che si verificano insieme nel colloquio.
Dove trovo le informazioniSul sito unitalia.eu, che l’assistente sa pronunciare per esteso.
Due Sofia, e non vanno confuse. L’assistente si chiama Sofia; la consulente che tiene il colloquio è Sofia Minelli, una persona. L’assistente non dice mai «parlerà con me» né «ci vediamo»: parla sempre della consulente in terza persona, e se qualcuno nota la coincidenza dei nomi ha una risposta pronta. Se preferite che l’assistente si chiami in un altro modo, è una modifica di pochi minuti: ditecelo.
05
Cosa ci serve da voi
Sei punti. I primi tre tengono ferme delle funzioni e sono quelli su cui vi chiediamo una risposta; gli ultimi tre sono decisioni da prendere insieme, e nel frattempo abbiamo messo un’ipotesi di lavoro che potete confermare o cambiare.
Il numero WhatsApp da usare, e l’accesso al Business Manager. Nel modulo avete indicato che il numero è “da creare”. Ci serve sapere quale numero dedicate al servizio — deve essere un numero non già collegato a un’app WhatsApp — e un accesso al vostro account Meta Business per collegarlo. È il punto che oggi tiene fermo tutto il canale WhatsApp, messaggio di benvenuto compreso.
L’agenda della consulente. Su quale calendario devono finire i colloqui di Sofia Minelli, con che durata e con quale preavviso minimo rispetto ad adesso. Appena ce lo confermate, gli appuntamenti smettono di essere solo verbali e compaiono davvero in agenda.
Il numero da cui partono le chiamate. Nel modulo avete scritto “decidiamo insieme”. La scelta incide su quanto le persone rispondono: serve capire se preferite un numero fisso di Milano, un cellulare italiano, o un numero già vostro. Oggi le prove partono da un numero di servizio nostro, che non è quello definitivo.
Come vi presentiamo: UNItalia o Università Popolare di Milano. Oggi l’assistente dice «l’assistente virtuale dell’Università Popolare di Milano», mentre il sito che rimandiamo è unitalia.eu. Se chi arriva dalle campagne conosce il nome UNItalia, conviene allineare: decidete voi qual è il nome che vogliamo sentire al telefono.
Durata e modalità del colloquio. Al telefono l’assistente oggi dice «in mezz’ora capite insieme qual è il percorso giusto per lei»: è un’ipotesi nostra. Confermateci la durata reale e se il colloquio si fa al telefono, in videochiamata o in sede, così la frase dice il vero.
Le domande che vi fanno più spesso, e come rispondete voi. Le quattro del modulo sono già dentro. Se ce ne sono altre ricorrenti — quali facoltà sono attive, dove sono le sedi, il valore legale dei titoli, i tempi — mandateci domanda e risposta con le vostre parole: le usiamo così come sono. Su tutto ciò che non ci date, l’assistente rimanda al colloquio invece di improvvisare.
Dove mandarli. Tutto a l.lombardi@fluence-group.com. Anche una risposta parziale ci serve: ogni punto che si chiude sblocca un pezzo di sistema, non serve aspettare di averli tutti.
06
Stato della delivery
Dove siamo, in chiaro. Le due assistenti sono costruite e collaudabili oggi; quello che resta sono i collegamenti verso i vostri sistemi, che aspettano i dati della sezione precedente.
Assistente al telefonoPronta Voce italiana, registro formale, script completo e comportamento di chiusura configurati. È quella che sentite nella chiamata di prova.
Assistente in chatPronta Stessa logica della telefonata, adattata allo scritto. Collaudata su quattordici conversazioni complete di prova.
Le vostre informazioniCaricate Quello che ci avete dato nel modulo e i contenuti pubblici del vostro sito, ripuliti dalle informazioni datate o in contraddizione fra loro. Zero riferimenti a costi.
Canale WhatsAppIn attesa Serve il numero e l’accesso al Business Manager. Finché non c’è, la chat si prova solo da questa pagina.
Appuntamento in agendaIn attesa L’assistente conduce e conferma il colloquio, ma non lo scrive ancora. Si attiva con l’agenda della consulente.
Notifiche allo staffPreparate Il pezzo che scrive riepilogo, trascrizione ed esito sul contatto è costruito e in attesa di essere acceso: parte insieme al CRM.
Numero chiamanteDa decidere Oggi le prove partono da un numero di servizio nostro. Il numero definitivo è una scelta da fare insieme.
Collaudo con voiIn corso Chat e chiamata di prova qui sopra sono attive: ogni vostra prova ci serve a correggere tono, domande e risposte prima dell’accensione.
I prossimi passi
Voi provate chat e chiamata e ci segnalate tutto quello che non suona giusto: una domanda fuori posto, una frase che non vi rappresenta, una risposta imprecisa.
Ci mandate i sei punti della sezione precedente, anche alla spicciolata.
Noi colleghiamo agenda, canale WhatsApp e notifiche, e rifacciamo il collaudo completo: ogni volta che si aggiunge un pezzo si ricontrolla tutto, non solo il pezzo nuovo.
Accensione su un volume ridotto, per guardare insieme le prime conversazioni vere prima di aprire il rubinetto.
Provatela adesso, non aspettate i collegamenti. La parte che conta — cosa dice, come lo dice, quando si ferma — è già collaudabile. Correggerla ora costa molto meno che correggerla dopo l’accensione.
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Contatti
Un solo riferimento per tutto: segnalazioni sulle prove, dati mancanti, modifiche a quello che l’assistente dice e domande su questa pagina.
RiferimentoLorenzo Lombardi — Service Delivery Manager, Infrastrutture AI
Questa paginauni-pop-milano-documentazione.infrastrutture.ai — la aggiorniamo noi a ogni passo, il link resta lo stesso
Se durante una prova notate una risposta imprecisa, una domanda fuori posto o un tono che non vi rappresenta, scriveteci indicando l’ora della chiamata o della chat: recuperiamo registrazione e trascrizione e correggiamo il punto esatto.